Welche Daten dürfen in die KI? Der Praxis-Kompass

Vier Kategorien tragen die gesamte Entscheidung. Öffentliche Daten — etwa Inhalte der eigenen Website oder bereits veröffentlichte Broschüren — sind in praktisch jedem Tool unbedenklich. Interne Daten wie Arbeitsanweisungen oder Vorlagen erfordern zumindest ein Tool mit vertraglich geregeltem Umgang. Personenbezogene Daten — Namen, Kontaktdaten, Mitarbeiterinformationen — benötigen eine klare Rechtsgrundlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Besonders schutzwürdige Daten wie Gesundheitsdaten, Finanzdetails oder Geschäftsgeheimnisse gehören nur in eigens geprüfte, oft eigene Infrastruktur.

Dieselbe Logik gilt — nur strenger — für Datei-Uploads: die hochgeladene Tabelle mit Kundendaten, das gescannte Protokoll mit Personalthemen, der komplette Vertrag „nur zum Zusammenfassen“. Eine Datei enthält schnell tausend Datensätze statt drei Sätze. Die einfache Hausregel: Was nicht in den Chat getippt werden dürfte, darf auch nicht hochgeladen werden.

Zwei Randfälle zeigen, warum die Kategorien im Team sitzen müssen und nicht nur auf dem Papier: Der Absendername in einer angeblich anonymen Statistik ist personenbezogen, auch wenn die Tabelle es nicht ist. Und der Screenshot aus dem Ticketsystem enthält oft mehr Interna als das Dokument, um das es eigentlich ging. Kurz durchsprechen reicht — die Fälle hat jedes Team selbst.

Vor jedem Einsatz lohnen drei Fragen. Erstens der Hosting-Standort: Wo genau werden die Daten verarbeitet und gespeichert — in der EU gehostet, oder außerhalb? Zweitens die Trainingsnutzung: Fließen Ihre Eingaben in das Training der Modelle ein, oder bleiben sie strikt getrennt? Drittens der Auftragsverarbeitungsvertrag: Liegt ein AVV nach Artikel 28 DSGVO vor, der Pflichten und Haftung regelt — inklusive der dokumentierten Liste der Subprozessoren und klarer Regelungen zu Speicherort und Löschung?

Was ein Anbieter im Marketing verspricht, zählt dabei nicht — entscheidend ist, was unterschrieben wird. Fehlt diese Grundlage, bleibt das Tool für genau diese Daten tabu, so praktisch es auch wäre.

Die meisten Datenpannen entstehen nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Bequemlichkeit: die schnell ins öffentliche Tool kopierte Kundenliste, das Protokoll mit Personaldetails im privaten Account, die Zugangsdaten, die „nur kurz“ in den Prompt wandern.

Hinzu kommt ein struktureller Fehler: das Ausweichen auf private Konten, weil das offizielle Tool fehlt oder langsam ist. Gegen all das hilft weniger Belehrung als Angebot — ein freigegebenes Werkzeug, das den sicheren Weg zum bequemen Weg macht.

Eine Regel, die niemand kennt, schützt nichts. Wirksam ist ein kurzes, gelebtes Set: eine einseitige Richtlinie statt eines vierzigseitigen Dokuments, zwei konkrete Beispiele aus dem eigenen Alltag statt abstrakter Paragrafen, eine Ansprechperson für den Zweifelsfall — und ein freigegebenes Tool, das die meisten Fälle sauber abdeckt. Einmal im Jahr eine halbe Stunde Auffrischung im Team reicht, wenn die Grundlagen sitzen.

Für den Alltag reicht die Checkliste: Ist die Information bereits öffentlich? Unproblematisch. Betrifft sie einzelne Personen? Nur mit Rechtsgrundlage und AVV. Geschäftsgeheimnis oder besonders schutzwürdig? Nur in geprüfter, kontrollierter Infrastruktur — im Zweifel gar nicht.

Diese Sorgfalt ist kein Selbstzweck: Sie schützt Mandanten, Kunden und Mitarbeitende gleichermaßen — und sie ist zunehmend auch ein Verkaufsargument. Wer auf die Frage „Was passiert mit unseren Unterlagen?“ souverän antworten kann, gewinnt mehr als Rechtssicherheit. Wie diese Prinzipien in unserer eigenen Verarbeitung umgesetzt sind, zeigt unsere Sicherheitsseite im Detail.