Was kostet ein firmeneigener GPT?

Fünf Stellschrauben entscheiden über den Aufwand: der Umfang der Wissensbasis, die Zahl und Komplexität der Integrationen in bestehende Systeme, die Wahl des Hostings (EU-Cloud oder eigene Infrastruktur), der Schulungsbedarf im Team und der laufende Betrieb — Wartung, Weiterentwicklung, Support. Jede dieser Größen kann den Aufwand deutlich verschieben, und keine davon lässt sich seriös schätzen, ohne Ihr Unternehmen zu kennen.

Dabei verteilen sich die Kosten auf drei Blöcke, über die man getrennt reden muss: die einmalige Einführung, den laufenden Betrieb und die interne Zeit. Gerade der dritte Block wird vergessen: Fachliche Ansprechpartner, die Inhalte prüfen, Entscheidungen über Rechte treffen und das Team anlernen — ohne diese Stunden wird auch die beste Technik nicht angenommen. Wer nur über die Einführung redet, erzählt die halbe Wahrheit.

Unterschätzt wird fast immer der Betrieb: Inhalte müssen aktuell bleiben, Rechte müssen mit der Organisation mitwachsen, Antwortqualität will beobachtet werden. Ein Anbieter, der den Betrieb nicht anspricht, verkauft die Einführung und überlässt Ihnen den Rest.

Auch der Zeitpunkt treibt die Kosten: Wer einsteigt, bevor die Wissensbasis halbwegs sortiert ist, bezahlt Aufräumarbeit mit Projekttagen. Und ein Projekt ohne benannten fachlichen Verantwortlichen läuft länger — und länger heißt teurer. Der günstigste Zeitpunkt ist selten „sofort“, sondern „sobald diese Grundlagen stehen“.

Eine seriöse Einführung beginnt nicht mit dem großen Rollout, sondern mit einem eng abgegrenzten Piloten — ein Anwendungsfall, eine Abteilung, ein überschaubarer Datenbestand. Der Pilot liefert die Antworten, die vorher niemand seriös geben kann: Wie gut lässt sich die Wissensbasis erschließen? Welche Integrationen sind wirklich nötig? Wie hoch ist der tatsächliche Aufwand für Schulung und Betrieb?

Diese Antworten sind keine Schätzungen mehr, sondern Messwerte: Man weiß nach dem Piloten, wie viele Dokumente sauber lesbar waren, welche Fragen das Team wirklich stellt und wo die Grenzen der Qualität liegen. Erst danach lässt sich der Rollout auf weitere Abteilungen realistisch planen — und bepreisen, ohne zu raten.

Der größte Hebel auf den Preis liegt dabei oft beim Kunden selbst: Eine halbwegs sortierte Wissensbasis erspart teure Aufräumarbeit. Eine ehrliche Liste der Systeme, die wirklich angebunden werden müssen — nicht derer, die theoretisch angebunden werden könnten — verhindert überdimensionierte Projekte. Und eine klare Vorstellung vom ersten Anwendungsfall macht den Piloten klein und belastbar. Unternehmen, die so vorbereitet kommen, bekommen nicht nur schneller eine verlässliche Zahl — sie bekommen meist auch eine deutlich kleinere.

Vorsicht ist angebracht, wenn ein Anbieter einen Fixpreis nennt, bevor er Ihre Wissensbasis, Ihre Systemlandschaft oder Ihre Hosting-Anforderungen überhaupt kennt. Ähnlich kritisch: Versprechen einer Einführung „in wenigen Tagen“ ohne Pilotphase, oder Angebote, die Hosting-Standort und laufenden Betrieb gar nicht erst ansprechen.

Was sich vorab seriös sagen lässt, sind Größenordnungen der Form, nicht des Preises: Ein eng abgegrenzter Pilot mit einem Anwendungsfall ist die kleinste sinnvolle Einheit und kostet einen Bruchteil dessen, was ein unternehmensweiter Start verschlingt. Der Ausbau wächst dann mit jeder Integration und jedem neuen Wissensbereich — planbar, weil aus dem Piloten bekannt ist, was Aufwand erzeugt und was nicht. Diese Reihenfolge — erst Form, dann Zahl — ist kein Ausweichen, sondern der einzige Weg zu einer Zahl, die hält, was sie verspricht.

Und dann ist da noch die bessere Frage: Statt „Was kostet ein firmeneigener GPT?“ lohnt die Frage „Was kostet es, wenn wir es nicht tun?“ — wie viel Zeit geht wöchentlich für Suchen, Abtippen und wiederholte Rückfragen verloren, und was ist es wert, wenn dieses Wissen im Unternehmen bleibt, statt mit Köpfen zu wandern? Seriöse Kalkulation heißt, beide Seiten zu kennen: den Preis der Lösung und den Preis des Weiter-so. Erst wenn beide auf dem Tisch liegen, ist die Entscheidung eine unternehmerische — und keine Bauchgefühlsfrage mehr.

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